プライバシー・ポリシー

 

なぜこの文書を読む必要があるのでしょう？

 

当社とのお取引の過程で、当社はお客様に、お客様の現在の状況、経済状況、場合によっては健康状態およびご家族の健康歴に関する詳細な個人情報（お客様の個人情報）の提供をお願いすることがあります。この文書は、当社がお客様の個人情報をどのように取り扱う必要があるのか、また、お客様の個人情報に関してお客様が有する様々な権利について、お客様に説明するための重要な文書です。

 

「お客様の個人情報」とは？

 

お客様の個人情報とは、お客様の個人的な状況を説明または関連するあらゆる情報を意味します。   お客様の個人情報は、例えば、お客様の氏名、住所、生年月日、国民保険番号など、お客様を直接特定することができます。また、お客様の個人情報は、お客様の雇用状況、心身の健康状態、お客様の文化的または社会的アイデンティティに関連するその他の情報など、間接的にお客様を特定する場合もあります。

 

お客様の投資/住宅ローン/金融/保険の要件に関連する支援を提供するという観点から、お客様の個人情報には以下が含まれる場合があります：

 

• 肩書き、氏名、生年月日、性別、国籍、婚姻・離婚の有無、連絡先、住所、本人確認に必要な書類等

• 雇用および報酬に関する情報（給与／賞与制度／時間外手当／傷病手当／その他の手当を含む）、職歴

• 銀行口座の詳細、税務情報、ローンおよびクレジット契約、個人信用履歴、収入源および支出源、家族の状況および扶養家族の詳細

• 健康状態および既往歴、治療および予後の詳細、医療報告書（この種の情報に関して当社が行う可能性のある処理について、以下に詳細を具体的に記載します。）

• 既存の投資／住宅ローン／金融／保険商品およびこれらに関連する条件

 

当社がお客様の個人情報を取り扱う根拠

 

お客様の投資、住宅ローン、金融、および/または保険の要件についてお客様とお話する場合、両当事者はサービスの提供に関する契約を締結していることを前提に行います。

 

その契約を履行し、お客様が必要とする製品を手配するために、当社は以下に詳述する目的でお客様の個人情報を使用する権利を有します。

 

あるいは、お客様との最初の話し合いの過程で、または何らかの理由で当社との契約が終了した場合、当社は、当社の正当な事業上の利益に合致し、お客様の権利に影響がない限り、お客様の個人情報を使用する権利を有します。  例えば、当社は、お客様に行ったアドバイスに関する住宅ローン業者、保険業者、および当社のコンプライアンス・サービス・プロバイダーからの要請に応じる必要がある場合や、お客様が受けたサービスに関するフィードバックを求めるためにお客様と連絡を取る必要がある場合があります。

 

場合によっては、当社が規制当局であるFinancial Conduct Authorityに負う契約上の責任、または当社が従う可能性のある法律上もしくは規制上の義務をより広く遵守するために、お客様の個人情報を使用することがあります。  このような場合、当社は、当社が従うべき法的義務、コンプライアンス義務、またはその他の規制上の義務を果たすために、お客様の個人情報を処理することになります。

 

当社がお客様の個人情報の一部を処理する根拠

 

例えば、保険／倫理的投資、特に生命保険、事故や病気の際にお客様を支援する可能性のある保険について、お客様が当社に支援を依頼される場合、当社はお客様の民族／種族的起源、健康および病歴に関する情報（お客様の特殊情報）をお伺いします。当社は、お客様のニーズを満たす可能性のある保険商品に関して保険／投資プロバイダーに問い合わせを行い、お客様が利用できる可能性のある商品の適合性に関する助言／ガイダンスを提供するために、お客様の特殊情報を記録し使用します。   

お客様が13歳未満のお子様の親権をお持ちの場合、当社のシステム上にそのお子様に関連する情報が記録される可能性があり、そのお子様の特殊な情報が記録される可能性もあります。

 

ある種の保険の手配には、過去または現在の犯罪歴または犯罪に関連する情報（以下「犯罪歴開示情報」と総称します）の当社への開示が必要となる場合があります。これは、保険引受、保険金請求、不正管理などの保険関連業務に関連するものです。

 

当社は、本プライバシー通知に記載されているとおり、お客様の個人情報一般と同じ方法で、特殊情報および犯罪開示を使用します。

特殊カテゴリー情報および犯罪情報開示に関する情報は、顧客が必要とする重要な保険保護を確保できるよう、当社のような保険仲介業者と保険提供者との間で自由に交換できなければなりません。

 

個人情報の収集方法

 

当社は、様々な情報源からお客様の個人情報を収集し記録しますが、主にお客様から直接収集します。通常、お客様は、投資／住宅ローン／金融／保険に関するお客様の状況やニーズ、嗜好を確認するために、当社との最初の面談または会話の過程で情報を提供します。 お客様は、口頭または書面（電子メールを含む）で当社に情報を提供します。

 

また、信用調査、お客様の雇用主からの情報、有権者名簿などの公開情報の検索など、第三者から情報を取得する場合もあります。  当社がお客様の個人情報の収集を支援するために技術ソリューションを使用する場合、例えば、お客様の信用状況を確認できるソフトウェアなど、当社または当社が指定する処理業者がこの方法でお客様の情報にアクセスすることについて、お客様から同意を得た場合に限り、当社はこれを行います。電子IDチェックに関しては、お客様の同意は必要ありませんが、そのようなソフトウェアの動作方法および使用目的についてはお客様にお知らせします。

 

個人情報が当社に開示された場合、お客様の個人情報はどうなりますか？

 

お客様の個人情報を取り扱う過程で、当社は以下のことを行います：

 

• お客様の個人情報は、当事務所の紙ファイル、モバイルデバイス、およびコンピュータシステム（ウェブサイト、電子メール、ハードドライブ、クラウド設備）に記録および保存されます。これらの情報には、当事務所の従業員およびコンサルタントが、お客様へのサービス提供およびサービスに関連または付随する管理業務の遂行に必要な場合にのみアクセスすることができます。

• お客様の個人情報を、商品プロバイダー／住宅ローン貸出業者／商業用貸出業者／保険商品プロバイダーに、紙媒体または安全なポータルを通じてオンラインで提出します。このような第三者への情報提供は、当社がお客様に代わってお問い合わせやお申し込みを進め、金融業者やプロバイダーが提起する追加的な質問や管理上の問題に対処するために不可欠です。

• お客様の個人情報を、お客様がご加入になる投資/住宅ローン/金融商品または保険契約に関するお問い合わせに対応するため、または当社が認識する可能性のあるこれらの商品および/または保険契約に関する進展についてお客様に通知するために使用します。

 

個人情報の共有

 

お客様の個人情報は、以下の者と共有されることがあります：

 

• 投資プロバイダー / 住宅ローン業者 / 金融業者 / 保険業者

• お客様のお問い合わせやお申し込みをサポートできると弊社が判断した第三者、または特定されたお客様のニーズをサポートできると弊社が判断した第三者。これらの第三者には、当社のコンプライアンス・アドバイザー、商品スペシャリスト、不動産業者、不動産プランナーなどの法的サービスのプロバイダー、不動産譲渡業者、測量業者、評価業者（お客様の特定の状況により必要と判断される場合）が含まれますが、これらに限定されるものではありません。

 

いずれの場合も、お客様の個人情報は、この「顧客プライバシーに関する通知」に記載されている目的、すなわち、お客様の投資、住宅ローン、融資、および/または保険に関する問い合わせを進展させ、お客様に当社の専門サービスを提供する目的でのみ共有されます。 

 

お客様の個人データの共有は、当該第三者がお客様にマーケティングまたは販売促進メッセージを送信する権利を付与するものではなく、当社がお客様に対する責任を適切に果たすため、および本「お客様個人情報保護に関するお知らせ」に記載されているとおり、共有されるものであることにご留意ください。

 

お客様の個人情報のセキュリティと保持

 

お客様のプライバシーは当社にとって重要であり、当社は法的責任に従ってお客様の個人情報を安全に保管します。当社は、お客様の個人情報が第三者によって違法または悪意を持ってアクセスされないよう、適切な保護措置を講じます。

 

また、機密情報を保護されていない電子メールで送信しない、電子メールの添付ファイルがパスワードで保護されているか暗号化されていることを確認する、オリジナルの文書を当社に送付する場合は安全な郵送方法のみを使用するなど、当社に情報を転送する際には、ご自身のプライバシーを保護するための合理的な手段を講じることを期待します。

 

お客様の個人情報は、お客様が当社から受けたアドバイス/サービスから最低6年間、電子的または紙媒体で保管されますが、当社の規制機関の要件を満たすために必要な場合は、それ以上の期間保管されることがあります。

 

お客様の個人情報に関するお客様の権利

 

可能なこと：

 

• 当社の管理下にあるお客様の個人情報のコピーを要求する。

• 当社がお客様の個人情報をどのように使用するかについて、さらに説明を求めること

• お客様の個人情報の訂正、削除、または使用の制限もしくは停止を当社に求めること（当社がこれを行うことができる範囲に関する詳細は、かかる要求の際に提供されます）。

• お客様が希望する場合、お客様の個人情報の電子コピーを他の組織に送信するよう当社に依頼すること。

• 将来、当社がお客様に販売できるようにするため、お客様が提供した同意の根拠を変更すること（同意の完全な撤回を含む）。

 

お客様のご要望に対処しない、またはお客様のご要望とは異なる方法で対処する法的権利があると弊社が判断した場合、その時点でお客様にその旨をお知らせいたします。

 

また、お客様の個人情報が不正に開示されたことに気づかれた場合は、当社が調査を行い、規制上の義務を果たすことができるよう、速やかに当社にご連絡ください。